A gestão orçamentária é a ferramenta que auxilia a planejar e monitorar sistematicamente os resultados financeiros da sua empresa.
Sem o controle dos gastos e lucros, você não consegue garantir a saúde do seu negócio. Pagamentos, contratações e recebimentos precisam ser medidos e controlados. É aí que entram os controles financeiros, como o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultado e Exercício (DRE).
O gerenciamento financeiro é o coração do seu negócio. Ainda assim, poucas empresas implementam ou sabem o que é planejamento orçamentário.
Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber para administrar muito bem as suas finanças. Boa leitura!
O que você vai encontrar neste artigo:
O que é uma gestão orçamentária eficiente?
A gestão orçamentária é um processo absolutamente essencial para o sucesso e estabilidade de qualquer empresa e envolve uma série de etapas a serem seguidas. Plano orçamentário, projeções de cenários e avaliação dos resultados são alguns dos itens que compõem o documento.
Neste artigo, você vai aprender sobre cada uma dessas etapas para a execução de uma gestão orçamentária de sucesso. Sigamos em frente!
Plano orçamentário
Essa fase da gestão orçamentária envolve análise de dados e do histórico das movimentações financeiras da empresa. Aqui, os gestores de cada setor da organização avaliam as necessidades de orçamento para as variadas despesas dos respectivos setores.
Empresas em estágio de maturidade avançado adotam o que chamamos de orçamento participativo ou descentralizado, no qual a participação de todos os gestores é valorizada, não se limitando aos sócios-proprietários do negócio.
Em geral, as empresas apresentam cinco níveis de maturidade financeira: desorganização (nível 1), controle pequeno (nível 2), controle médio (nível 3), controle bom (nível 4) e controle total (nível 5).
Com a colaboração dos gestores de cada setor no desenvolvimento do orçamento, há uma visão mais abrangente das necessidades financeiras da empresa, em cada segmento, tornando a equipe mais engajada e consciente dos objetivos da organização.
O plano orçamentário deve conter:
- projeção de faturamento nos próximos meses, de acordo com o faturamento médio obtido pela empresa anteriormente;
- projeção de contas a pagar e a receber;
- avaliação da necessidade de capital de giro;
- orçamento de investimentos operacionais.
Projeção de cenários
A projeção de cenários nada mais é do que novas hipóteses e novas possibilidades no plano orçamentário, com base nos registros da empresa, conjuntura econômica e política, dados do mercado etc.
É importante que a empresa elabore cenários realistas, otimistas e pessimistas para estar preparada para lidar com cada uma das situações previstas.
Essa etapa consiste em um plano B para que a sua empresa possa estar preparada para seguir novos rumos em caso de insucesso do planejamento orçamentário.
Logo, a projeção de cenários é uma revisão do plano orçamentário inicial, podendo ser aprovada ou passar por novas revisões.
Avaliação de resultados
Os gestores devem realizar uma reunião mensal para mensurar os resultados da empresa e verificar se os números estipulados no plano orçamentário estão de acordo com a realidade projetada.
Esse acompanhamento deve ser feito por meio de relatórios gerenciais com dados dos mais variados indicadores: fluxo de caixa, DRE, projeção de contas a pagar e a receber, entre outros.
Os relatórios são ótimas ferramentas de avaliação de resultados, auxiliando na tomada de decisão estratégica.
Como realizar uma gestão orçamentária?
Existem vários modelos e metodologias de gestão orçamentária. Antes de escolher qual modelo adotar, a empresa deve considerar os seguintes pontos:
- porte da empresa;
- estágio de maturidade;
- ramo de atuação;
- perfil dos funcionários;
- planos de continuidade e crescimento.
A seguir, apresentamos resumidamente 8 metodologias para que você possa definir qual é a mais adequada para o seu negócio:
Orçamento estático
É uma das práticas orçamentárias mais conhecidas e utilizadas pelas empresas brasileiras. Isso se deve à grande necessidade de consolidação dos orçamentos de todas as unidades em um orçamento único.
Consiste na elaboração de todas as peças orçamentárias (receitas, custos, despesas, investimentos, etc.) a partir do volume de produção ou venda prefixado. Ou seja, determina o volume das atividades que vão ser realizadas por cada setor da empresa.
Não é permitida nenhuma alteração nas peças orçamentárias após o fechamento oficial do orçamento, ainda que durante a execução das atividades a empresa verifique que tais volumes não vão ser atingidos.
A facilidade na sua elaboração é uma das vantagens do orçamento estático, já que fica mais fácil planejar ações departamentais, uma vez que os recursos destinados para cada setor não sofrem alterações.
A desvantagem é que não permite alterações, criando um certo “engessamento”, o que pode afetar a empresa caso ocorram mudanças nos fluxos de venda e fazer com que cada setor continue com os mesmos valores no orçamento.
Orçamento flexível
Nesse modelo, em vez de fixar todas as peças orçamentárias com base em um volume de produção ou vendas predeterminado, a empresa admite uma faixa de variação do orçamento de custos, despesas e investimentos.
Isto é, se o volume de vendas aumentar, admite-se um acréscimo proporcional ao orçamento de comissões, impostos, matérias-primas etc.
Também são aceitas variações no orçamento de gastos com pessoal e despesas operacionais, mas em menor grau por serem consideradas despesas fixas.
A principal vantagem do orçamento flexível está na relevância mantida nas peças orçamentárias relacionadas a custos, despesas e investimentos.
Como esse método acompanha as variações de vendas ou produção, ele torna as demais peças mais pertinentes e alinhadas a mudanças no cenário em que a empresa está inserida. No entanto, impõe uma necessidade maior de monitoramento das alterações existentes no negócio.
Orçamento contínuo
O orçamento contínuo é utilizado para cobrir orçamentos em um período de 12 meses, sendo revisado mês a mês (ao final de 30/31 dias), adicionando-se um novo mês no fim do período que está sendo orçado.
Com isso, tem-se continuamente um orçamento de 12 meses estruturado pela frente.
Seu principal objetivo é a atualização periódica do orçamento, promovendo maior engajamento e comprometimento dos gestores e demais envolvidos na tarefa.
A característica marcante é a integração com o controle de vários processos, exigindo flexibilidade e agilidade dos gestores para responder a mudanças inesperadas e mobilização contínua.
A principal vantagem desse método é a oportunidade de realizar revisões frequentemente, tornando o processo mais eficaz.
Esse modelo não é recomendado para empresas que atuam com produtos com longo ciclo de vida ou em mercados mais consolidados, como commodities ou em concessões, por não terem tantas variações em espaços curtos de tempo.
Orçamento revisado (Forecast)
Essa metodologia se baseia no princípio de manter o planejamento orçamentário sempre revisado com base nos acontecimentos e períodos já realizados — não confundir com o orçamento contínuo.
Nesse caso, é comum planejar os resultados mensalmente, mas analisá-los considerando sempre o acumulado anual, pois, a cada período realizado, as informações planejadas são sobrepostas pelos valores realizados, impactando o total planejado para o ano.
Imagine que sua empresa tem uma meta anual de R$ 12 mil para determinado produto, sendo a meta mensal de R$ 1 mil. Passados 6 meses desde a elaboração do orçamento-base, a empresa atingiu apenas R$ 5.700 dos R$ 6 mil esperados para o período.
Então, é feito um orçamento revisado distribuindo a diferença pelos meses que faltam para que a empresa possa trabalhar na elaboração de planos de ações para recuperar o desvio e alcançar a meta anual.
As empresas que adotam o Forecast costumam ter projeções constantemente alinhadas entre o cenário planejado com o que realmente está sendo realizado. Porém, exige um pouco mais de tempo em sua elaboração e manutenção.
Orçamento base zero (OBZ)
O orçamento base zero é utilizado para elaboração do planejamento orçamentário para um determinado período sem levar em consideração as receitas, custos, despesas e investimentos de exercícios anteriores. Ou seja, a partir de uma base zerada.
Nesse método, são analisadas premissas relacionadas à função de cada receita, despesa, custo ou investimento, considerando-se os planos e necessidades estratégicas da empresa.
A partir daí, são estabelecidas as bases orçamentárias, sem utilizar dados históricos ou índices de reajuste, como é feito no modelo tradicional.
A fácil identificação de despesas e custos supérfluos ou projeções de vendas alinhadas com a realidade é uma das maiores vantagens do orçamento base zero.
O lado negativo dessa metodologia é que ela demanda uma maior dedicação de tempo de todos os colaboradores para a elaboração do orçamento.
Orçamento base histórico
Ao contrário do OBZ, nessa técnica o plano orçamentário é composto com base nos números do ano anterior. Aplica-se um percentual de crescimento sobre os números do exercício anterior, levando em consideração o quanto se deseja elevar a receita e o quanto os custos e as despesas devem subir para dar suporte aos objetivos de aumento dos rendimentos.
Sua principal vantagem é envolver bem menos pessoas, já que não é necessário revisar e justificar todas as atividades da empresa, além de evitar distorções na hora de definir os custos de uma determinada atividade por já ter como base os custos do ano anterior.
Em contrapartida, o modelo não analisa detalhadamente as projeções de vendas, custos, despesas e investimentos, o que pode resultar em planos orçamentários deslocados da realidade.
Orçamento matricial
O método tem esse nome por ser derivado de uma matriz de dois eixos: pacotes e entidades. Sua análise proporciona uma visão cruzada e objetiva dos dados e, por ser de fácil elaboração, vem ganhando cada vez mais adeptos.
No eixo pacotes, temos os grupos de receitas, despesas, custos ou investimentos da empresa. Já o eixo entidades representa as subdivisões da organização: unidades de negócios, centros de custos ou departamentos (físicos ou virtuais).
A elaboração do orçamento matricial é iniciada com pacotes de gastos e receitas; a partir daí, é elaborada a relação das entidades da empresa, com a definição de seus respectivos gestores.
O destaque dessa metodologia encontra-se na relação do pacote com o seu responsável. Veja um exemplo: no orçamento de despesas, um dos pacotes é o de despesas de viagens, sendo que o responsável por ele é um funcionário da área de logística, respondendo por todas as despesas de viagem da organização.
Todas as despesas de viagens realizadas são contabilizadas nesse pacote, independentemente do setor da pessoa que realizou a viagem.
Então, ainda que funcionários da área comercial, do marketing, da área produtiva ou de qualquer outro departamento tenham realizado as viagens, quem responde pela despesa total e garante que o limite seja respeitado é o responsável pelo pacote, que deve buscar de todas as formas minimizar as despesas para atingir as metas estabelecidas.
Nesse modelo, cada gestor faz seu orçamento pensando estrategicamente como os gastos vão ser realizados e avalia se existem formas de aperfeiçoar as necessidades de recursos — que de outra forma seriam orçados replicados para cada entidade (área).
O maior desafio desse método é lidar com conflitos internos que podem surgir entre os gerentes funcionais no momento de estabelecer prioridades de projetos ou produtos.
Orçamento colaborativo (descentralizado ou participativo)
O orçamento colaborativo envolve os principais gestores de planejamento e acompanhamento. O sucesso da implementação dessa metodologia está diretamente ligado à cultura organizacional.
O orçamento, assim como o acompanhamento das metas, deve fazer parte do trabalho das pessoas que compõem a organização, da mesma maneira que já executam outras tarefas rotineiramente.
Nesse modelo, a alta gestão tem menos trabalho para coordenar as partes envolvidas e concentra seus esforços em ações mais estratégicas, além de disseminar uma maior noção de responsabilidade.
Quando os colaboradores participam da definição das metas e dos objetivos, naturalmente se esforçam muito mais para alcançá-las.
Para implementar o modelo de orçamento colaborativo, os gestores precisam ter um bom nível de responsabilidade e maturidade, pois participam da elaboração e do acompanhamento do planejamento orçamentário. Isso exige maior investimento em treinamento e capacitação desses funcionários.
Bem, essas são as 8 metodologias utilizadas no mercado. Conhecê-las a fundo é essencial para realizar a melhor escolha para o seu modelo de negócio.
Agora que você já sabe como identificar o método mais adequado para a sua empresa, chegou a hora de colocar a mão na massa.
Para isso, faça uma lista de todos os processos que a empresa já realiza em sua gestão orçamentária e elenque também o que pode ser melhorado.
Depois, em conjunto com a diretoria ou conselho, elimine o que não é necessário e priorize os itens que ficarem. É possível ter tudo, mas não ao mesmo tempo logo no início. Portanto, defina o que é mais importante para sua empresa e estabeleça prioridades.
A seguir, veja alguns exemplos de objetivos:
- “quero ter o planejamento financeiro da minha empresa para os próximos 5 anos”;
- “preciso simular cenários”;
- “precisamos descentralizar o orçamento e envolver todos os gestores”;
- “quero conhecer minha projeção do ponto de equilíbrio”;
- “precisamos da projeção de margem de contribuição por produto”;
- “para mim, é fundamental traçar a projeção da margem de contribuição por canal de distribuição”;
- “minha diretoria quer a projeção do EBITDA por unidade de negócios” etc.
Qual é o seu impacto para a estratégia da empresa?
A desorganização no registro das informações financeiras e a falta desses controles podem resultar em informações equivocadas para o empresário, logo, as decisões tomadas com base em dados de baixa confiabilidade vai prejudicar o crescimento da empresa.
Para ser bem-sucedida, a empresa precisa ter a resposta para uma série de perguntas que surgem ao longo do caminho:
- Quais são os planos de sua empresa para os próximos anos?
- Qual é a previsão de faturamento?
- Quais são os custos e despesas para manter a operação?
- Qual é o lucro que a empresa vai obter e de que forma?
- Pretende contratar mais pessoas?
As ferramentas de orçamento e planejamento auxiliam sua empresa a estabelecer aonde quer chegar e se está na direção correta.
Qual é a sua importância?
Uma gestão orçamentária eficiente permite enxergar além e projetar sua situação financeira em médio e longo prazo. De forma geral, isso é possível por meio de uma minuciosa análise e acompanhamento dos investimentos planejados, faturamento estipulado e contas a pagar e receber.
Sem um fluxo de caixa, orçamento anual e orçamento mensal — controles minimamente recomendados a qualquer empresa, independentemente do porte e ramo de atividade —, fica fácil perder a noção do retorno de investimentos e do dinheiro em caixa.
É a partir do planejamento orçamentário que a empresa realiza investimentos de maneira mais cuidadosa, analisando o impacto que eles podem causar no orçamento e evitando que comprometam o fluxo de caixa.
Ele também auxilia a tomar decisões importantes, como definir os preços de venda dos produtos e serviços, verificar se há necessidade de um empréstimo bancário ou investir em parcerias de negócio, entre outras.
Quais são os 5 benefícios principais?
As vantagens da gestão orçamentária vão além de servir como um instrumento de controle de despesas e comparar gastos planejados com os realizados.
Ela auxilia na tomada de decisão e no planejamento do retorno sobre os investimentos, além de aumentar o engajamento com o orçamento colaborativo.
Isso sem falar da organização e tranquilidade para a gestão e expansão de negócios. Veja, abaixo, como isso é possível:
Visão do cenário geral
A gestão orçamentária é indispensável para o negócio crescer de maneira planejada e estruturada, seja por meio de novos investimentos e canais de atuação, seja pela diversificação de linhas de produtos ou quaisquer outras ações visando aumentar a rentabilidade dos negócios.
Ela permite uma visão mais holística do cenário geral na medida em que estabelece objetivos de curto, médio e longo prazo, definindo seu orçamento para cada período.
Isso contribui para reduzir gastos e investir o dinheiro acumulado em inovações e outras necessidades do mercado, gerando mais valor aos clientes e trazendo mais lucros à empresa.
Planejamento do ROI (retorno sobre os investimentos)
A organização pode avaliar previamente o retorno sobre os investimentos (ROI) — um dos indicadores de desempenho mais importantes de uma empresa — de um determinado investimento e decidir se vale a pena ou não realizá-lo antes de desembolsar qualquer dinheiro.
Com a gestão orçamentária, sua empresa pode projetar os valores do investimento, receitas e despesas associadas para depois acompanhar se o investimento está trazendo os retornos esperados e tomar as medidas necessárias para corrigir os desvios — quando houver.
Aumento do engajamento no orçamento colaborativo
O uso do orçamento colaborativo é um dos maiores benefícios da gestão orçamentária, pois permite realizar o planejamento e acompanhamento orçamentário de maneira descentralizada, isto é, cada departamento da empresa fica responsável por definir o seu próprio orçamento.
Com o orçamento colaborativo, todos na empresa compreendem como cada uma de suas ações pode fazer diferença no resultado final.
Cada setor elabora sua proposta de orçamento e negocia com a diretoria, justificando a necessidade de cada valor. Uma vez aprovado, cada departamento é responsável pelo seu próprio orçamento, prestando contas regularmente à área de planejamento e controladoria.
Mais organização e tranquilidade para a gestão
Quando uma empresa conta com profissionais de finanças capacitados e está bem estruturada, fica mais fácil tomar decisões, sobretudo quando a organização tem um bom planejamento para os próximos meses e até mesmo anos.
Assim, é possível se planejar para investir em maquinários no momento mais adequado ou para reduzir os gastos e despesas supérfluas em tempos de crise.
Facilidade para a tomada de decisões
CEOs, diretores, gerentes e outros funcionários com responsabilidades relacionadas ao seu cargo têm a difícil tarefa de tomar decisões rotineiramente. Algumas mais simples, outras bastante complexas.
Com uma boa gestão orçamentária, sua empresa tem mais facilidade para tomar decisões importantes, mesmo aquelas que podem causar sérias consequências — e que nem sempre podem ser desfeitas. Ter ferramentas automatizadas que te auxiliem também é primordial para o sucesso da gestão nos negócios.
A falta de controle e gestão financeira é uma das principais causas de mortalidade das empresas. Por esse motivo, priorizar a gestão orçamentária é essencial para manter um controle sobre o caixa da organização.
O uso dessa ferramenta permite identificar oportunidades de crescimento e evita a realização de investimentos desnecessários. Com isso, é possível manter seu caixa equilibrado e preparado para lidar com despesas que agreguem à expansão do negócio.
Logo, ao adotar a gestão orçamentária, as chances de seu negócio decolar são incalculáveis!
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